На багатьох підприємствах, установах і організаціях незалежно від форм власності працюють працівники, трудові книжки яких ведуться та зберігаються вказаними юридичними особами.

Мало хто з інспекторів кадрів ведуть такі трудові книжки належним чином, тобто у відповідності до норм чинного законодавства. І зараз я поясню чому. - Все нібито зрозуміло, думає інспетор з кадрів, - я заповнюю трудові книжки працівників українською мовою і все гаразд.

Проте як виявляється спокій інспекторів з кадрів залишається до тих пір, доки до них не прийшов з перевіркою інспектор праці який проводить перевірку порядку заповнення трудових книжок.
За результатами проведеної перевірки, державний інспектор видає припис (якщо ним встановлені порушення щодо порядку ведення трудових книжок) та зобов’язує заповнити трудові книжки працівників українськими та російськими мовами.

Статтею 48 КЗпП України встановлено, що «Порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України».

Відповідно до п. 2.1. Інструкції «Про порядок ведення трудових книжок працівників», затвердженої, відповідно до постанови КМУ № 301 від 27.04.1993 р., наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58, згідно якого «трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською і російською мовами».
Пункт 4.1. вказаної Інструкції встановлює, що у разі звільнення працівника «трудова книжка заповнюється одночасно українською та російською мовами і засвідчуються окремо обидва тексти».

Враховуючи те, що працівники Товариства мають трудові книжки різних зразків (які зокрема можуть містити одночасно як україномовні так і російськомовні розділи), не буде порушенням внесення записів українською мовою і в російськомовній частині трудових книжок попередніх зразків, оскільки відповідно до ст. 10 Конституції України офіційне діловодство має вестися українською (державною) мовою, записи в трудових книжках рекомендується виконувати державною мовою.

Проте судова практика однозначно встановлює наявність порушення чинного законодавства посадовими особами підприємств, установ і організацій незалежно від їх форм власності, в частині порушення порядку ведення (заповнення) трудових книжок працівників, притягуючи посадових осіб до адміністративної відповідальності (рішення Заводського районного суду м. Запоріжжя від 16.11.2011 р. справа № 3-2028/11; рішення Запорізького районного суду Запорізької області від 03.03.2010 р. справа № 3-265/2010; рішення Апеляційного суду Запорізької області від 24.02.2011 р. справа № 22-712).

Відповідальність за порушення вимог законодавства про працю та про охорону праці передбачена ст. 41 КУпАП.
Отже, якщо Ви (інспектори з кадрів підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності) з метою недопущення притягнення Ваших посадових осіб до адміністративної відповідальності за порушення вимог законодавства про працю, при заповненні трудових книжок Вам слід дотримуватися встановленого законодавством порядку, а саме Інструкції «Про порядок ведення трудових книжок працівників».

Успіхів Вам!